【注意】I-9 審査通告(Notice of Inspection)を受けた場合の対応について


移民法弁護士協会(AILA)は、I-9 審査通告(Notice of Inspection)を受けた場合の対応についての指針を発表しています。ここでは、審査通告を受け取った時点での雇用主の対応について重要な点をいくつか紹介します。

 

移民税関執行局(Immigration and Customs Enforcement)からForm I-9(従業員就労資格確認書)についての審査通告(Notice of Inspection)が届いた場合、雇用主はパニックに陥りがちですが、あせらず冷静に対処することが大切です。

 

審査通告に適切な対応ができるかどうかが、その後の移民税関執行局の審査プロセスに大きくかかわってきます。管轄の移民税関執行局、ケースの担当となる審査官、地方ごとの規則などによって、I-9の審査プロセスはそれぞれ大きく異なります。審査のプロセスは複雑で、審査結果によって深刻な影響が出る可能性があります。審査通告を受けた企業は、速やかに弁護士に相談し、審査プロセスについてのアドバイスを受けるべきでしょう。

 

【審査通告への備えを十分に】

雇用主は、I-9審査通告およびそれにかかわる移民税関執行局からの書類提出命令への対処方法についての予備知識をつけておくようにしましょう。移民関税執行局は一般的に、書類提出命令だけではなく、審査通告と書類提出命令を同時に行います。審査通告の通達は、他の令状の通達手続きと同等に取り扱われるべきであり、また適切な令状伝達経路を通して通達される必要があります。審査通告への返答には、3日間という返答期限が定められていますので、受理された審査通告は、受け付けた従業員が受付で放置することのないようにし、最重要事項として速やかに担当者に引き渡されるように周知徹底しておくべきでしょう。通告を受理する権限を特定の従業員にのみ与えている場合には、会社の受付のスタッフにその旨を理解させておき、I-9審査通告が届けられた場合には、移民関税執行局に対して、特定の従業員のみ受理できることを適切な方法で回答できるよう教育しておくとよいでしょう。

移民関税執行局がI-9審査通告を届ける際に、なんらかの質問をしてきた場合には、従業員の提供した返答内容が、その後の審査過程で使用される恐れがあります。従って、あらかじめ指定された従業員以外の従業員が、移民関税執行局の質問に回答することのないように周知徹底しておきましょう。指定された以外の従業員は、会社のために返答する権限を与えられていないことを移民関税執行局に伝えましょう。

審査通告が最初に届けられた時点では、いかなる書類の提出義務もありません。すべての書類はI-9を提出する時点で提出すれば大丈夫です。たとえ移民関税執行局からの要求があっても、審査通告が届けられた時点で従業員が書類を提供することの無いよう指導しておきましょう。

 

 

【I-9を提出する準備期間3日間を放棄しないこと】

I-9審査通告を受けた雇用主は、移民税関執行局の要求する書類を提出するための準備期間3日間を与えられます。たとえ、あなたが十分に整ったI-9をそろえてあると自信を持っていたとしても、この3日間を活用して、すべてのI-9の内容を確認し、さらに従業員名簿と照らし合わせて再確認を行うべきでしょう。一旦当局側に提出された書類は、あとから撤回することは出来ません。

 

【愛想のよい移民税関執行局の局員も、その人はあなたの友達ではないということ・・・】

I-9審査通告を発行するということは、対象となった企業が移民法を順守しているかどうかを確認するための重大な手続きです。したがって、その手続きは厳正な法の手続きに則って行われるべきであり、友達同士の書類の交換のように取り扱われるべきではありません。移民関税執行局の局員は友好的で愛想のよい人も多く、時として従業員は雇用主側に不利益となる情報を、何の気なしに提供してしまいがちです。こうして提供された情報がその後の審査記録として取り扱われてしまうということを理解しておくべきでしょう。

 

【準備期間の延長?】

先に「I-9の提出準備期間3日間を放棄してはならない」と述べましたが、それと同じくらい重要なのが、「書類の提出準備期間は3日間であり、期間の延長は認められないものとして書類を準備しておくべき」ということです。準備期間の延長申請を行うこと自体は問題ではありませんが、延長が認められるかどうかは、管轄の移民関税執行局や担当する局員の裁量によるものとされています。準備期間の延長が必要な場合には、延長の必要となる合理的な理由と、希望する期間を明確にして延長申請を行うようにしましょう。

 

【審査通告と書類提出命令の内容をきちんと把握すること】

審査通告は、対象会社のI-9の提出だけでなくより広い範囲での審査を要求してくることがしばしばありますので審査の範囲を把握することが大切です。移民税関執行局の発行する審査通告には様々な種類があり、その内容も曖昧なものから非常に具体的なものまで様々です。書類提出命令も同様です。

特に、審査通告書が、現在の従業員だけでなく雇用期間の終了した従業員の分まで遡ってI-9の提出を求めているかどうか、そしていつまで遡って提出する必要があるのか、には細心の注意を払う必要があります。時として、審査通告書は、雇用の終了した従業員のI-9について、雇用主の書類保管義務を超えた分まで提出を要求してくる場合がありますので注意してください。審査通告が、雇用期間の終了した従業員のI-9のうち、保管義務期限内のI-9のみ提出を命じている場合であれば、該当するI-9のみを提出しましょう。雇用期間の終了した従業員のI-9について、保管義務期限をこえた分まで提出を求められた場合には、保管義務期限内のI-9のみ提出し、保管義務期限を超えたI-9 については適切な回答書を提出すべきでしょう。

審査通告書が、I-9の提出だけを要求しているのか、それとも(雇用主がコピーを取っている場合には)I-9作成の際に使用した関連書類まで提出を要求してきているのかも重要なポイントです。

雇用主の書類提出命令への順守義務は、審査通告への順守義務と異なります。移民税関執行局が提出を要求してきている書類の内容を正確に把握しましょう。命令の内容に不明な部分や質問があれば、すぐに移民税関執行局の局員に連絡を取り内容の説明を求める必要があります。連絡を取らずに命令を理解しないままにしておいて、移民税関執行局の要求している書類を提出しなかった場合には、最初の審査通告が届けられた時点で提出書類の通達はきちんと行われていたことを理由に、審査通告の再発行や新たな書類提出命令の発行を拒まれる場合があります。

最後に、「企業のI-9の審査に必要な書類のみの提出を要求しているかどうか」という視点から、審査通告書を注意深く読みましょう。I-9審査に関係のないと思われる書類の提出が要求されている場合には、移民税関執行局の局員に申し立てを行うことも必要でしょう。移民税関執行局の局員は、たくさんの書類提出を要求してきますが、そのすべてを必ず提出しなければならないとは限りません。疑問がある場合には、局員(Agent)または監査員(Auditor)と連絡を取り合う必要があります。審査通告書が通達された時点で、局員は連絡先の情報や名刺を渡してくれます。移民税関執行局の局員はI-9審査を、各々が独自の方法で進めますのでそのプロセスは一律ではありません。審査のスケジュール、展望、プロセスについては、個々の局員に確認する必要があるのです。

早い段階から、弁護士と連絡を取り合い、移民税関執行局との連絡は、雇用主本人が直接行うか、弁護士を通すか、連絡方法について確認しましょう。一般的には弁護士が仲介したほうがスムースに事が運びますが、自ら直接連絡を取りたいと希望する場合はそれもまた可能です。弁護士が仲介する場合は、弁護士は早急に移民税関執行局に連絡し、その後の連絡の一切は弁護士を通すように手続きを行います。この場合、その後の令状の送達も弁護士に対して行われるようになります。

審査通告への回答を作成する前に、弁護士と、以下の点について確認しましょう。

  1. 提出を要求されている書類は何か?移民税関執行局はI-9の提出だけを要求しているのか、それともI-9作成の際に使用した関連書類まで提出を要求してきているのかを確認しましょう。
  2. どのような方法での回答が求められているのか?局員によっては、書類の提出ではなくエクセル・ワードまたはその他の電子フォーマットでのデータの提供を要求してくる場合もあります。
  3. 移民税関執行局がI-9を取りにやってくる正確な日付と時間は?日付と時間は、審査通告に記載されていない場合が多く、場合よっては交渉が可能となります。
  4. 審査通告の対象となっている従業員の範囲は?審査通告書が、現在の従業員だけでなく雇用期間の終了した従業員の分まで遡ってI-9の提出を求めているかどうかを確認しましょう。
  5. 審査通告の対象となっている企業と所在地は?審査通告が、企業の一支店や、一部門にたいしてのみ通達された場合には、審査対象の企業と所在地はどの範囲までなのかを考える必要があります。一般的には、通達の行われた支店や部門のみが審査の対象となると考えられていますが、この点について移民税関執行局に確認を取るべきかどうか(連絡をとらない方が賢明な場合もありますので)、弁護士と相談する必要があります。

 

【I-9の修正】

移民税関執行局に提出する前に、I-9の内容を確認しましょう。管轄の移民税関執行局の規則に抵触しない場合に限り、当局側に提出する予定のI-9に誤りや不備があった部分に修正を加えることが可能な場合があります。修正を加えても問題がないかどうかを地域の弁護士と相談しましょう。移民税関執行局の管轄区域によっては、審査通告が通達されたあとでも、既存のI-9への修正を認めているところもあります。(修正が認められていない地域もありますのでかならず確認してください。)ただし、修正を行う際には、修正内容や修正方法について、細かい注意事項がありますので、専門家の指導の下、十分な時間のある場合に限り行うようにしましょう。

 

【移民税関執行局に提出するすべてのデータの記録を残しておきましょう】

移民関税執行局のI-9審査は、雇用主の会社では行われません。提出されたオリジナルのI-9は移民関税執行局の事務局で審査されますので、審査には数か月間、場合によってはそれ以上の期間かかります。こうしたことは審査通告には記載されていませんので、書類提出期限に現れた移民関税執行局局員がオリジナルのI-9をすべて回収して立ち去ろうとする段階になって、雇用主が慌てふためいたという話を耳にします。こうしたことの無いよう、雇用主は、あらかじめ移民税関執行局に提出するすべてI-9および関連データのコピーを取っておくようにし、さらに移民税関執行局の局員から提出品目リストを受け取るようにしましょう。どの書類が当局側に提出されたかを証明する手段が他にはありませんので、後になって問題が発生しないようにするための予防策になります。

 

さらに、当局への返答はかならず書面にて行うようにし、口頭で行われたやり取りについてはその内容をEメールか手紙で確認を取っておくように心がけましょう。 たとえば、移民税関執行局の局員から「雇用主番号(FEIN)は何番か?」「労働資格確認システム(E-verify)を利用しているか?」「No-match Letter(ソーシャルセキュリティー の正規登録者と、その番号を届け出ている従業員が不一致である場合に発行される書類)を受理したことがあるか?」など、雇用主についての情報提供を求められる場合があります。こうした質問への回答を書面に残しておくことは、審査のプロセスで後に大きな意味を持ってきます。局員との会話や電話でのやり取りなども、その概略を書面に残しておくようにしましょう。書面に残しておくことで、その後の審査過程における問題の発生や、不必要な論争を回避することが出来ます。